一、 檔案接收制度1、定期收集各部門在工作中形成的具有保存價值，經過整理立卷后的不同載體的文件材料。

2、接收歸檔的案卷必須保證質量，應符合下列要求：

（1）應歸檔的文件材料齊全完整；

（2）文件按其內容的聯系，合理整理、立卷；

（3）歸檔的文件材料，保持文件之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

3、接收檔案時間和手續：

（1）黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年底以前歸檔。

（2）教學部門和能按教學年度歸檔的部門應在次年寒假前歸檔。

（3）科研、基建項目和專題性、成套性檔案，在項目完成通過鑒定驗收后及時歸檔。

4、隨時接收上級規定應接收的檔案。

5、接收檔案必須履行手續，填寫移交清冊。

二、檔案管理制度

1、按照檔案形成的特點，保持檔案之間的歷史聯系，充分利用原有基礎，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用；

2、對接收按要求整理好的檔案進一步系統化。主要是：

（1）對所接收的檔案進行嚴格檢查，內容有：全宗內的檔案是否完整，分類、排列、組卷、編目等工作是否正確。

（2）進行必要的編目工作。

（3）根據它的分類方案和排列次序，將案卷順序上架。

3、定期對檔案進行局部或全面整理，對不符合整理要求的案卷進行加工、調整。

三、檔案的修訂補充制度

1、已歸檔的檔案如需更改，須經主管領導批準，填寫更改單后，方可更改，原則上一律不得在原件上隨意修改。

2、修改內容較少時，可直接在原件上修改，同時注明“修改示記”。

3、如遇修改內容較多或原件需報廢時應另出新件代替，并在備考中注明。

4、科研部門有責任監督歸檔后的藍圖及有關重要文件材料的補充或修改，各形成檔案材料的單位應主動協助做好對歸檔后的檔案的補充和修改工作，以保證科研檔案的真實、完整。

四、檔案保管制度

1、檔案庫房嚴禁吸煙，須配備滅火器，消除一切火災隱患。

2、對庫房照明線路定期檢查，發現問題，及時檢修，防止短路引起火災。

3、檔案入庫前要進行檢查，破損的檔案不能入庫。

4、檔案管理人員外出時，須鎖好檔案柜、門窗。

5、避免陽光直接照射在檔案柜上。

6、檔案庫房須經常打掃，保持清潔，嚴禁將有害物質帶入庫房。

7、案卷入庫時應檢查帳、卡、物是否相符。

8、案卷應依檔案順序排放，庫房柜架須編順序號。

9、檔案工作人員要認真做好庫房的安全保衛和保密工作，非本部門人員，未經同意，不得進入庫房。

五、檔案借閱制度

1、凡需借閱檔案者，須履行借閱登記手續，并有義務將利用效果反饋給檔案部門。

2、借閱本單位、本專業范圍內機密以上的檔案時，需經本單位或專業主管負責人批準，借閱本人擬制的或機密以下的檔案時憑本人工作證借閱，查閱學生成績須經主管領導批準。

3、因工作需要借閱其他單位的機密以上的檔案時，須有原主管單位負責人簽署的介紹信，絕密級的須經學校主管領導批準。

4、凡屬永久保存的科技檔案原本和絕密級原則上不準借出，只能在檔案室內查閱。如有特殊需要，須經檔案室負責人同意后報請主管領導批準，方可借出，但必須在的當日內歸還。

5、密級以上的檔案，未經批準不得復制、摘抄、轉借他人或公開展覽等。需要時可提出申請，報主管領導批準，方可進行上述工作。

6、所需查閱的檔案材料一般不得攜出檔案室。遇特殊情況，必須借出時，按照規定辦理借出手續，但每次借出時間不得跨月，如到規定時間還需借用，應辦理續借手續。

7、借閱者對所借檔案材料要確保安全、完整、不得涂改、勾劃、轉借和拆卷，如發現損壞檔案，視情節給予處理。

8、借用檔案材料，應及時歸還，不得長期放置個人手中或超過規定時間。重大節日前，應主動歸還所借的檔案。

9、非本學校人員因工作學要借約檔案，須持所在單位介紹信，經主觀領導批準，方可借閱。

10、如借閱人員將檔案丟失，應及時報告檔案部門，寫出書面材料，以利于及時采取措施。

六、檔案統計制度

1、認真做好檔案案卷數量統計。以原始記錄為依據，做到準確、可靠。

2、堅持進行檔案提供利用及利用效果的統計。

3、建立健全統計臺帳，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和本部門內各種情況數據。

4、按上級主觀部門和學校要求進行定期的綜合或專項統計分析。找出存在的問題，提出改進措施、建議，報告學校領導。

5、通過檔案統計工作、總結和掌握檔案的發展規律，不斷提高檔案的科學管理水平。

七、檔案的保密制度

1、嚴格執行檔案的保密制度，維護檔案的安全， 凡規定不能查閱和不該摘抄的檔案材料，一律不準查閱、摘抄和復印。

2、凡需復制保密檔案材料，須經主管領導批準后，方可復制。

3、檔案人員應以維護檔案完整、準確、系統、安全為準則，隨手鎖好檔案柜，做到不失密、不泄密。

4、嚴守保密規定，做到“保守機密，慎之又慎”。

5、檔案室無人時，應將門、窗關牢，柜上鎖，確保安全無誤。

八、檔案銷毀制度

1、對已滿期的檔案，在主管負責人領導下，檔案部門和有關部門組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，凡需銷毀檔案，須提出銷毀申請，編制《銷毀檔案目錄》，經主管領導和學校領導審核批注后，實施銷毀。

2、銷毀的檔案要登記造冊，注明順序號、案卷標題、檔號、起止日期、數量，并附備考表。

3、執行銷毀時，指定專人負責，監督銷毀，并在銷毀表上至少有兩人以上簽字證明。

4、檔案銷毀后，報檔案管理部門備案，銷毀清冊、銷毀報告及審批手續須永久保存。