一、 檔案接收制度1、定期收集各部門在工作中形成的具有保存價值，經(jīng)過整理立卷后的不同載體的文件材料。

2、接收歸檔的案卷必須保證質(zhì)量，應符合下列要求：

（1）應歸檔的文件材料齊全完整；

（2）文件按其內(nèi)容的聯(lián)系，合理整理、立卷；

（3）歸檔的文件材料，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

3、接收檔案時間和手續(xù)：

（1）黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年底以前歸檔。

（2）教學部門和能按教學年度歸檔的部門應在次年寒假前歸檔。

（3）科研、基建項目和專題性、成套性檔案，在項目完成通過鑒定驗收后及時歸檔。

4、隨時接收上級規(guī)定應接收的檔案。

5、接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊。

二、檔案管理制度

1、按照檔案形成的特點，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有基礎，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用；

2、對接收按要求整理好的檔案進一步系統(tǒng)化。主要是：

（1）對所接收的檔案進行嚴格檢查，內(nèi)容有：全宗內(nèi)的檔案是否完整，分類、排列、組卷、編目等工作是否正確。

（2）進行必要的編目工作。

（3）根據(jù)它的分類方案和排列次序，將案卷順序上架。

3、定期對檔案進行局部或全面整理，對不符合整理要求的案卷進行加工、調(diào)整。

三、檔案的修訂補充制度

1、已歸檔的檔案如需更改，須經(jīng)主管領導批準，填寫更改單后，方可更改，原則上一律不得在原件上隨意修改。

2、修改內(nèi)容較少時，可直接在原件上修改，同時注明“修改示記”。

3、如遇修改內(nèi)容較多或原件需報廢時應另出新件代替，并在備考中注明。

4、科研部門有責任監(jiān)督歸檔后的藍圖及有關重要文件材料的補充或修改，各形成檔案材料的單位應主動協(xié)助做好對歸檔后的檔案的補充和修改工作，以保證科研檔案的真實、完整。

四、檔案保管制度

1、檔案庫房嚴禁吸煙，須配備滅火器，消除一切火災隱患。

2、對庫房照明線路定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時檢修，防止短路引起火災。

3、檔案入庫前要進行檢查，破損的檔案不能入庫。

4、檔案管理人員外出時，須鎖好檔案柜、門窗。

5、避免陽光直接照射在檔案柜上。

6、檔案庫房須經(jīng)常打掃，保持清潔，嚴禁將有害物質(zhì)帶入庫房。

7、案卷入庫時應檢查帳、卡、物是否相符。

8、案卷應依檔案順序排放，庫房柜架須編順序號。

9、檔案工作人員要認真做好庫房的安全保衛(wèi)和保密工作，非本部門人員，未經(jīng)同意，不得進入庫房。

五、檔案借閱制度

1、凡需借閱檔案者，須履行借閱登記手續(xù)，并有義務將利用效果反饋給檔案部門。

2、借閱本單位、本專業(yè)范圍內(nèi)機密以上的檔案時，需經(jīng)本單位或專業(yè)主管負責人批準，借閱本人擬制的或機密以下的檔案時憑本人工作證借閱，查閱學生成績須經(jīng)主管領導批準。

3、因工作需要借閱其他單位的機密以上的檔案時，須有原主管單位負責人簽署的介紹信，絕密級的須經(jīng)學校主管領導批準。

4、凡屬永久保存的科技檔案原本和絕密級原則上不準借出，只能在檔案室內(nèi)查閱。如有特殊需要，須經(jīng)檔案室負責人同意后報請主管領導批準，方可借出，但必須在的當日內(nèi)歸還。

5、密級以上的檔案，未經(jīng)批準不得復制、摘抄、轉借他人或公開展覽等。需要時可提出申請，報主管領導批準，方可進行上述工作。

6、所需查閱的檔案材料一般不得攜出檔案室。遇特殊情況，必須借出時，按照規(guī)定辦理借出手續(xù)，但每次借出時間不得跨月，如到規(guī)定時間還需借用，應辦理續(xù)借手續(xù)。

7、借閱者對所借檔案材料要確保安全、完整、不得涂改、勾劃、轉借和拆卷，如發(fā)現(xiàn)損壞檔案，視情節(jié)給予處理。

8、借用檔案材料，應及時歸還，不得長期放置個人手中或超過規(guī)定時間。重大節(jié)日前，應主動歸還所借的檔案。

9、非本學校人員因工作學要借約檔案，須持所在單位介紹信，經(jīng)主觀領導批準，方可借閱。

10、如借閱人員將檔案丟失，應及時報告檔案部門，寫出書面材料，以利于及時采取措施。

六、檔案統(tǒng)計制度

1、認真做好檔案案卷數(shù)量統(tǒng)計。以原始記錄為依據(jù)，做到準確、可靠。

2、堅持進行檔案提供利用及利用效果的統(tǒng)計。

3、建立健全統(tǒng)計臺帳，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和本部門內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)。

4、按上級主觀部門和學校要求進行定期的綜合或專項統(tǒng)計分析。找出存在的問題，提出改進措施、建議，報告學校領導。

5、通過檔案統(tǒng)計工作、總結和掌握檔案的發(fā)展規(guī)律，不斷提高檔案的科學管理水平。

七、檔案的保密制度

1、嚴格執(zhí)行檔案的保密制度，維護檔案的安全， 凡規(guī)定不能查閱和不該摘抄的檔案材料，一律不準查閱、摘抄和復印。

2、凡需復制保密檔案材料，須經(jīng)主管領導批準后，方可復制。

3、檔案人員應以維護檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全為準則，隨手鎖好檔案柜，做到不失密、不泄密。

4、嚴守保密規(guī)定，做到“保守機密，慎之又慎”。

5、檔案室無人時，應將門、窗關牢，柜上鎖，確保安全無誤。

八、檔案銷毀制度

1、對已滿期的檔案，在主管負責人領導下，檔案部門和有關部門組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，凡需銷毀檔案，須提出銷毀申請，編制《銷毀檔案目錄》，經(jīng)主管領導和學校領導審核批注后，實施銷毀。

2、銷毀的檔案要登記造冊，注明順序號、案卷標題、檔號、起止日期、數(shù)量，并附備考表。

3、執(zhí)行銷毀時，指定專人負責，監(jiān)督銷毀，并在銷毀表上至少有兩人以上簽字證明。

4、檔案銷毀后，報檔案管理部門備案，銷毀清冊、銷毀報告及審批手續(xù)須永久保存。